Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

• 
  
• praca w siedzibie jednostki na stanowisku administracyjno-biurowym z przewagą wysiłku umysłowego, związana z permanentną obsługą klienta,
  
• praca wykonywana przeważnie w pozycji siedzącej, przy monitorze ekranowym powyżej połowy dobowego wymiaru czasu pracy,
  
• narzędzia pracy – sprzęt biurowy (np. komputer, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarka itp.),
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• 
  
• stanowisko pracy oświetlone światłem naturalnym i sztucznym,
  
• siedziba jednostki mieści się w kompleksie dwóch połączonych ze sobą budynków – budynek A dwupiętrowy oraz budynek B jednopiętrowy,
  
• brak barier architektonicznych przed wejściami do budynku – wejścia z poziomu parteru umożliwiające wjazd wózkiem inwalidzkim,
  
• budynek wyposażony jest w windy, co umożliwia osobom o ograniczonej sprawności ruchowej dostęp do wyższych, niż parterowa kondygnacji budynku,
  
• na każdym piętrze budynku znajduje się pomieszczenie higieniczno-sanitarne przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością.
  

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę sekretariatu Zastępcy Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Łodzi poprzez: organizację i prowadzenie kalendarza spotkań służbowych; przygotowywanie dokumentów i korespondencji do podpisu; rozdzielanie korespondencji zadekretowanej do właściwych komórek organizacyjnych lub pracowników; koordynowanie obiegu dokumentów papierowych pomiędzy siedzibami/budynkami IAS w Łodzi; łączenie rozmów telefonicznych oraz udzielanie informacji klientom.
• Rejestruje i obsługuje korespondencję wpływającą na skrzynkę elektroniczną sekretariatu w systemie wspomagającym obieg dokumentów; obsługuje skrzynkę e-Doręczeń.
• Przyjmuje, otwiera, sprawdza i rejestruje w systemie przesyłki wpływające do Izby Administracji Skarbowej w Łodzi, nanosi pieczęcie wpływu na przesyłkach w postaci papierowej, rozdziela korespondencję po dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych lub pracowników.
• Współpracuje z Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych w Izbie Administracji Skarbowej w Łodzi w zakresie obiegu dokumentów.
• Sporządza okresowe i doraźne sprawozdania i analizy.

Wymagania niezbędne

• Podstawowa wiedza w zakresie prawa podatkowego i Ordynacji podatkowej, przepisów kancelaryjnych oraz znajomość struktury organizacyjnej Izby Administracji Skarbowej
• Grzeczność i uprzejmość
• Otwarty stosunek do klienta oraz umiejętność przekazywania informacji w sposób jasny, precyzyjny i zwięzły
• Umiejętność pracy w zespole, współpracy z innymi pracownikami dzielenia się wiedzą oraz informacjami
• Umiejętność pracy w sytuacjach stresowych i pod presją czasu.
• Umiejętność redagowania pism.
• Dokładność i rzetelność.
• Obsługa: MS Office: Word oraz Excel
• Brak współpracy z organami bezpieczeństwa państwa wymienionymi w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność obsługi aplikacji i systemów informatycznych MF i IAS obsługiwanych na stanowisku pracy.